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Check-In

El check-in es la primera interacción significativa que un huésped tiene con su hotel, marcando el tono para toda su estancia. Automatizar el proceso de check-in no solo mejora la experiencia del huésped, sino que también mejora la eficiencia operativa al reducir la necesidad de interacciones en la recepción, minimizar los tiempos de espera y liberar al personal para que se enfoque en servicios personalizados para los huéspedes. Además, es un primer paso crucial hacia la eliminación completa de la recepción, si ese es su objetivo. Este artículo profundiza en los diversos aspectos de la automatización del check-in, incluidos los beneficios, desafíos y mejores prácticas.

1. ¿Por qué automatizar el check-in?​

El check-in automatizado proporciona a los huéspedes una experiencia de autoservicio fluida, que es cada vez más preferida por los viajeros que valoran la conveniencia y la rapidez. Al permitir que los huéspedes realicen el check-in en línea o a través de un quiosco, los hoteles pueden eliminar la necesidad de esperar en la recepción, ofreciendo un comienzo más fluido a su estancia.

2. Alternativas para la automatización del check-in​

2.1. Pre-check-in en línea​

El pre-check-in en línea permite a los huéspedes completar el proceso de check-in antes de llegar al hotel. Esto se puede hacer a través del sitio web del hotel o mediante un enlace web enviado por correo electrónico, SMS o mensajería OTA. Los huéspedes pueden ingresar sus datos personales, como nombre, información de identificación y detalles de contacto, con anticipación.

El enfoque preferido de Almorada es el pre-check-in en línea porque ofrece un equilibrio óptimo entre la conveniencia (requiere solo una conexión a Internet y no la descarga de una aplicación móvil) y la capacidad de completar el proceso con anticipación. Además, se integra bien con llaves digitales, como códigos PIN, que no requieren conexiones Bluetooth u otras configuraciones complejas.

2.1.1. Flujo del proceso​

  • Notificación: Los huéspedes reciben un correo electrónico, SMS o mensaje OTA invitándolos a realizar el check-in en línea. Este mensaje incluye un enlace web que los dirige a la página de check-in del hotel.
  • Ingreso de datos: Los huéspedes proporcionan los detalles personales esenciales requeridos para el check-in.
  • Confirmación: Una vez que el proceso se completa, los huéspedes reciben una confirmación. Esta confirmación puede incluir detalles adicionales, como el número de habitación e instrucciones para acceder a la habitación, si el hotel ha implementado la automatización del acceso a la habitación (ver el artículo relacionado). De lo contrario, si los huéspedes aún deben visitar la recepción para, por ejemplo, recibir una tarjeta de acceso física, la confirmación lo indicará. En este escenario, el pre-check-in sigue siendo beneficioso ya que agiliza parte del proceso, aunque no sea una automatización completa.

2.1.2. Beneficios​

  • Reduce la congestión en la recepción: Acelera el proceso de check-in al permitir que los huéspedes lo completen con anticipación.
  • Ofrece una oportunidad para la venta adicional: Durante el proceso de check-in en línea, los hoteles pueden ofrecer mejoras de habitación, servicios adicionales (como desayuno o check-out tardío), y promociones para servicios de spa, restaurantes o comodidades en la habitación.
  • Recopila preferencias adicionales de los huéspedes: Permite al hotel recopilar más detalles sobre las preferencias de los huéspedes con anticipación, mejorando la personalización.

2.1.3. Desafíos​

  • Seguridad de los datos: Se deben implementar medidas robustas para proteger la información de los huéspedes.
  • Adopción por parte de los huéspedes: Aunque es eficaz, aproximadamente el 90% de los huéspedes completan con éxito el check-in en línea, según la experiencia de Almorada. Algunos huéspedes pueden preferir los métodos tradicionales de check-in, y deben hacerse provisiones para ellos.

2.2. Quioscos de auto check-in​

Los quioscos de auto check-in son una extensión física del proceso de pre-check-in en línea, ubicados en el lobby del hotel. Estos quioscos permiten a los huéspedes registrarse al llegar, verificar su identidad y recibir su llave de habitación sin interactuar con el personal de recepción.

Nota: Almorada tiene experiencia limitada con quioscos de auto check-in. Invitamos a los expertos de la industria a contribuir con información y conocimientos adicionales en esta sección.

2.2.1. Características​

  • Interfaz fácil de usar: Interfaz táctil con opciones de múltiples idiomas.
  • Verificación de identidad: Integración con escáneres de identificación o cámaras para verificar la identidad del huésped.
  • Procesamiento de pagos: Capacidad para procesar pagos de cualquier cargo pendiente.
  • Dispensación de llaves: Entrega las llaves de las habitaciones u ofrece otras opciones de llaves, según la configuración del hotel.

2.2.2. Beneficios​

  • Proporciona un proceso de check-in rápido y eficiente: Reduce los tiempos de espera y la interacción física.
  • Disponible 24/7: Ideal para huéspedes que llegan tarde en la noche o temprano en la mañana.

2.2.3. Desafíos​

  • Costos de hardware: Inversión inicial en quioscos y su mantenimiento.
  • Familiaridad de los huéspedes: Algunos huéspedes pueden necesitar ayuda para usar los quioscos.

2.3. Check-in móvil​

El check-in móvil es una solución digital en la que los huéspedes utilizan sus teléfonos inteligentes para completar el proceso de check-in. Teniendo en cuenta la necesidad de descargar una aplicación móvil, se recomienda ampliar las funciones de la aplicación para incluir no solo el proceso de check-in, sino también funciones adicionales, como una llave móvil y servicios de conserjería virtual. Aunque la llave móvil no forma parte estrictamente del proceso de check-in, la integración de estas funciones mejora la experiencia general del huésped.

2.3.1. Flujo del proceso​

  • Descarga de la aplicación: Los huéspedes descargan la aplicación móvil del hotel.
  • Check-In: Similar al pre-check-in en línea, los huéspedes proporcionan su información a través de la aplicación.
  • Llave móvil: Al completar el proceso, se envía una llave digital de la habitación al teléfono inteligente del huésped, lo que le permite evitar por completo la recepción. El pre-check-in puede ofrecer la misma funcionalidad, a menos que la cerradura de la puerta requiera una aplicación móvil para el acceso.

2.3.2. Beneficios​

  • Elimina la necesidad de llaves o tarjetas físicas: Los huéspedes pueden acceder a su habitación usando su teléfono inteligente.
  • Mejora la conveniencia para los huéspedes: Particularmente atractivo para los viajeros que dominan la tecnología.
  • Reduce el impacto ambiental: Minimiza el uso de tarjetas de llave de plástico.

2.3.3. Desafíos​

  • Dependencia de la tecnología: Requiere que los huéspedes tengan un teléfono inteligente compatible y se sientan cómodos usando aplicaciones móviles.
  • Sobrecarga de la aplicación: No todos los huéspedes estarán dispuestos a descargar una aplicación adicional, especialmente para una estancia corta.

3. Integración con el PMS y sincronización de datos en tiempo real​

El Sistema de Gestión Hotelera (PMS) es la columna vertebral de las operaciones del hotel, y el éxito de la automatización del check-in depende de su integración con el PMS. Esto garantiza que toda la información del huésped, la disponibilidad de habitaciones y los datos de facturación se sincronicen en tiempo real.

  • Actualiza los perfiles de los huéspedes con detalles del check-in.
  • Sincroniza la información de facturación de cualquier cargo incurrido durante el check-in.
  • Integración con sistemas CRM: Al integrar la automatización del check-in con los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), los hoteles pueden mejorar la personalización. Los datos recopilados durante el check-in pueden usarse para personalizar la experiencia del huésped, ofreciendo recomendaciones y servicios personalizados.

4. Consideraciones de cumplimiento y seguridad​

4.1. Protección de datos y cumplimiento de la verificación de identidad​

Con el aumento del uso de métodos de check-in digital, garantizar la seguridad de los datos de los huéspedes es primordial. Los hoteles deben cumplir con las regulaciones de protección de datos, como el GDPR, asegurando que toda la información personal se almacene y procese de manera segura. Además, las soluciones de check-in automatizadas deben cumplir con las leyes y regulaciones locales en cuanto a la verificación de identidad. Esto puede incluir almacenar copias de los documentos de identificación durante un período de tiempo especificado o garantizar que los datos estén encriptados y se transmitan de manera segura. Para obtener más detalles, consulte nuestro artículo dedicado sobre cumplimiento y seguridad.

4.2. ✅ Informes automáticos a las autoridades​

Una de las ventajas más significativas de la automatización del check-in es la capacidad de generar y enviar automáticamente informes a las autoridades, como la policía. Con los datos recopilados electrónicamente durante el check-in, estos informes pueden enviarse automáticamente, reduciendo la necesidad de informes manuales y asegurando el cumplimiento de las normativas locales.

5. Mejores prácticas para implementar la automatización del check-in​

Asegúrese de que todas las interfaces de check-in automatizadas sean intuitivas y fáciles de usar. Considere las necesidades de todos los huéspedes, incluidos aquellos que no están familiarizados con la tecnología, proporcionando instrucciones claras y soporte multilingüe.

6. Conclusión​

La automatización del check-in ofrece beneficios significativos tanto para los huéspedes como para las operaciones hoteleras. Al adoptar tecnologías como el pre-check-in en línea, los quioscos de auto check-in y el check-in móvil, los hoteles pueden optimizar sus procesos, reducir costos y brindar una experiencia superior a los huéspedes. Sin embargo, la implementación exitosa requiere una planificación cuidadosa, medidas de seguridad robustas y un compromiso con la mejora continua. Con estos elementos en su lugar, la automatización del check-in puede convertirse en un pilar de la eficiencia operativa y la satisfacción de los huéspedes en su hotel.