Система Управления Гостиницей (PMS)

Введение в PMS

Система Управления Гостиницей (PMS) — это централизованная платформа, которая управляет бронированиями, регистрацией и выпиской гостей, распределением номеров, выставлением счетов и многим другим. По сути, PMS — это центр управления ежедневными операциями гостиницы, обеспечивающий слаженную координацию всех аспектов управления гостями.

PMS является неотъемлемой частью Основы любой системы автоматизации гостиницы. Без нее продвинутые функции, такие как автоматическая регистрация, выписка и доступ к номерам, не были бы возможны или практичны. PMS объединяет все эти функции, обеспечивая необходимую информацию и структуру для их бесперебойной работы.

Почему PMS и другие основы критически важны

Представьте, что вы пытаетесь внедрить систему самообслуживания регистрации без PMS. Как система узнает, какой гость прибывает, на какие даты и какой номер ему назначен? Та же проблема возникает с автоматическим доступом в номер: без PMS, как узнать, какой ключ от номера сгенерировать или деактивировать? PMS содержит всю критически важную информацию, необходимую для автоматизации этих процессов, делая ее незаменимым компонентом любой технологической инфраструктуры отеля.

Вполне возможно, например, управлять отелем, используя всего два канала (таких как Airbnb и Booking.com), без собственного веб-сайта, синхронизируя доступность через функционал iCal. Такая настройка фактически обходит необходимость в основных компонентах инфраструктуры, таких как канал-менеджер, PMS и движок бронирования. Хотя это может показаться проще на первый взгляд, в дальнейшем это усложняет автоматизацию.

Например, если вы хотите внедрить автоматическую регистрацию, выезд и системы доступа в номера, эти системы должны будут напрямую подключаться к обоим каналам для получения информации о бронировании. Кроме того, если вы получаете прямые бронирования, вам нужно будет вручную вводить их в одну или несколько этих систем, чтобы все оставалось синхронизированным. Этот ручной процесс не только увеличивает вероятность ошибок, но и снижает эффективность и надежность, которые автоматизация должна обеспечивать. Надежная PMS устраняет эти проблемы, централизуя всю информацию о бронированиях и делая ее доступной для всех других автоматизированных систем.

Основные функции PMS

Хотя конкретные функции PMS могут варьироваться в зависимости от поставщика и размера объекта, существует несколько основных функций, которые общие для большинства систем:

• Управление бронированиями: PMS управляет всеми аспектами бронирования гостей, от резервирования до подтверждения, изменения и отмены. Она синхронизирует эти данные на различных платформах, обеспечивая точность информации о доступности номеров. Эта синхронизация часто включает интеграцию как с движком бронирования для прямых бронирований, так и с канал-менеджером для управления доступностью на нескольких OTA.

• Регистрация и выезд гостей: PMS системы упрощают процесс регистрации и выезда, будь то вручную на стойке регистрации или автоматически через киоски самообслуживания или онлайн-платформы.

• Распределение номеров и управление инвентарем: PMS автоматически распределяет номера гостям на основе доступности и предпочтений. Она также отслеживает статус номеров (заняты, свободны, на обслуживании) и инвентарь удобств, постельного белья и других необходимых предметов.

• Выставление счетов и инвойсинг: Все расходы гостей, включая стоимость номеров, налоги и дополнительные услуги, отслеживаются и обрабатываются через PMS. Эта функция обеспечивает точное выставление счетов и гладкую процедуру выезда.

• Управление уборкой: Многие системы PMS включают модули управления уборкой, которые управляют графиком уборки номеров, отслеживают статус номеров и обновляют систему в реальном времени после завершения задач.

• Отчеты и аналитика: PMS предоставляет ценные данные о работе отеля, включая уровень заполняемости, доходы и демографию гостей. Эти отчеты помогают руководству принимать обоснованные решения и оптимизировать работу.

Расширение возможностей

Помимо основных функций, современные системы PMS часто обрабатывают нативно или интегрируются с сторонним программным обеспечением для повышения как операционной эффективности, так и удовлетворенности гостей:

• Коммуникация с гостями: Автоматизация персонализированных сообщений до, во время и после пребывания гостя. Эта функция имеет важное значение для улучшения качества обслуживания и может быть изучена подробнее в нашем руководстве по коммуникации с гостями.

• Интеграция с системами управления доходами: динамическая корректировка цен в зависимости от спроса, цен конкурентов и рыночных условий. Это обеспечивает конкурентоспособность вашего отеля и максимизацию доходов. См. Руководство по управлению доходами для подробностей.

• Интеграция с CRM: Многие решения PMS теперь предлагают функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), позволяя отелям создавать подробные профили гостей, отслеживать предпочтения и предлагать персонализированные услуги.

• Мобильный доступ: Некоторые системы PMS поддерживают работу на мобильных устройствах, позволяя персоналу управлять операциями на ходу, а гостям — регистрироваться, выезжать и получать доступ в свои номера через смартфоны.

• Интеграция с третьими сторонами: поддержка интеграций с различными сторонними приложениями, расширяющими функциональность и гибкость системы.

Заключение

PMS — это не просто инструмент; это основа, на которой строится вся система автоматизации гостиниц. Без надежной и интегрированной PMS многие передовые функции, улучшающие обслуживание гостей и операционную эффективность, были бы невозможны. Исследуя другие варианты автоматизации, помните, что PMS — это ключ к раскрытию их полного потенциала.