Перейти к основному содержимому

Регистрация

Регистрация — это первое значительное взаимодействие гостя с вашим отелем, которое задает тон всему его пребыванию. Автоматизация процесса регистрации не только улучшает впечатления гостей, но и повышает операционную эффективность за счет уменьшения необходимости взаимодействия с ресепшеном, минимизации времени ожидания и освобождения персонала для оказания персонализированных услуг. Кроме того, это важный первый шаг к полному удалению стойки регистрации, если это ваша цель. В этой статье рассматриваются различные аспекты автоматизации регистрации, включая используемые технологии, преимущества, вызовы и лучшие практики.

1. Почему нужно автоматизировать регистрацию?​

Автоматизированная регистрация предоставляет гостям бесшовный опыт самообслуживания, который все больше предпочитают путешественники, ценящие удобство и скорость. Позволяя гостям регистрироваться онлайн или через киоск, отели могут устранить необходимость стоять в очереди на ресепшене, обеспечивая более плавное начало их пребывания.

2. Альтернативы автоматизации регистрации​

2.1. Онлайн предварительная регистрация​

Онлайн предварительная регистрация позволяет гостям завершить процесс регистрации до прибытия в отель. Это можно сделать через веб-сайт отеля или по веб-ссылке, отправленной по электронной почте, SMS или сообщению OTA. Гости могут заранее ввести свои персональные данные, такие как имя, информация о паспорте и контактные данные.

Предпочтительный подход Almorada — онлайн предварительная регистрация, так как он обеспечивает оптимальный баланс между удобством (требуется только интернет-соединение, без необходимости скачивания мобильного приложения) и возможностью завершить процесс заранее. Кроме того, он хорошо интегрируется с цифровыми ключами, такими как PIN-коды, которые не требуют подключения по Bluetooth или других сложных настроек.

2.1.1. Ход процесса​

  • Уведомление: Гости получают электронное письмо, SMS или сообщение OTA с приглашением пройти регистрацию онлайн. Это сообщение включает веб-ссылку, которая направляет их на страницу регистрации отеля.
  • Ввод данных: Гости вводят необходимые персональные данные для регистрации.
  • Подтверждение: После завершения процесса гости получают подтверждение. Это подтверждение может включать дополнительные детали, такие как номер комнаты и инструкции по доступу в номер, если отель реализовал автоматизацию доступа в номер (см. связанную статью). В противном случае, если гостям все же нужно будет посетить стойку регистрации, например, чтобы получить физическую карту доступа, подтверждение укажет на это. В этом сценарии предварительная регистрация все равно полезна, так как она упрощает часть процесса, хотя это и не полная автоматизация.

2.1.2. Преимущества​

  • Снижает загруженность ресепшена: Ускоряет процесс регистрации, позволяя гостям завершить его заранее.
  • Предоставляет возможность дополнительной продажи: В процессе онлайн регистрации отели могут предложить улучшение номера, дополнительные услуги (такие как завтрак или поздний выезд) и акции на спа-услуги, рестораны или удобства в номере.
  • Собирает дополнительные предпочтения гостей: Позволяет отелю заранее собрать более подробные предпочтения гостей, улучшая персонализацию.

2.1.3. Вызовы​

  • Безопасность данных: Необходимы надежные меры для защиты информации гостей.
  • Принятие гостями: Хотя метод эффективен, около 90% гостей успешно завершают онлайн регистрацию, по данным Almorada. Некоторые гости все же могут предпочесть традиционные методы регистрации, и для них должны быть предусмотрены альтернативы.

2.2. Киоски самообслуживания​

Киоски самообслуживания являются физическим продолжением процесса онлайн регистрации, расположенным в вестибюле отеля. Эти киоски позволяют гостям зарегистрироваться по прибытии, подтвердить свою личность и получить ключ от номера без взаимодействия с персоналом ресепшена.

Примечание: Almorada имеет ограниченный опыт работы с киосками самообслуживания. Мы приглашаем экспертов отрасли внести дополнительную информацию и инсайты в этот раздел.

2.2.1. Функции​

  • Удобный интерфейс: Сенсорный интерфейс с поддержкой нескольких языков.
  • Проверка личности: Интеграция с ID-сканерами или камерами для проверки личности гостей.
  • Обработка платежей: Возможность обработки платежей за любые неурегулированные счета.
  • Выдача ключей: Выдача ключей от номеров или предоставление других опций ключей в зависимости от конфигурации отеля.

2.2.2. Преимущества​

  • Обеспечивает быстрый и эффективный процесс регистрации: Снижает время ожидания и физическое взаимодействие.
  • Доступен 24/7: Идеально подходит для гостей, прибывающих поздно ночью или рано утром.

2.2.3. Вызовы​

  • Затраты на оборудование: Первоначальные инвестиции в киоски и их обслуживание.
  • Знакомство гостей с технологией: Некоторым гостям может потребоваться помощь в использовании киосков.

2.3. Мобильная регистрация​

Мобильная регистрация — это решение, ориентированное на цифровые технологии, где гости используют свои смартфоны для завершения процесса регистрации. Учитывая необходимость загрузки мобильного приложения, рекомендуется расширить функции приложения, чтобы включить не только процесс регистрации, но и дополнительные функции, такие как мобильный ключ и виртуальные услуги консьержа. Хотя мобильный ключ не является строго частью процесса регистрации, интеграция этих функций улучшает общий опыт гостей.

2.3.1. Ход процесса​

  • Загрузка приложения: Гости загружают мобильное приложение отеля.
  • Регистрация: Как и в случае с онлайн предварительной регистрацией, гости вводят свою информацию через приложение.
  • Мобильный ключ: После завершения процесса цифровой ключ от номера отправляется на смартфон гостя, позволяя ему полностью избежать посещения ресепшена. Предварительная регистрация может предложить ту же функцию, если для доступа к замку двери не требуется мобильное приложение.

2.3.2. Преимущества​

  • Устраняет необходимость в физических ключах или картах: Гости могут получить доступ к своему номеру с помощью смартфона.
  • Улучшает удобство для гостей: Особенно привлекательно для тех, кто разбирается в технологиях.
  • Снижает воздействие на окружающую среду: Минимизирует использование пластиковых карт-ключей.

2.3.3. Вызовы​

  • Зависимость от технологий: Требует от гостей наличия совместимого смартфона и умения пользоваться мобильными приложениями.
  • Затраты на приложение: Не все гости могут быть готовы загружать дополнительное приложение, особенно для короткого пребывания.

3. Интеграция с PMS и синхронизация данных в реальном времени​

Система управления гостиницей (PMS) является основой работы отеля, и успешная автоматизация регистрации зависит от ее интеграции с PMS. Это обеспечивает синхронизацию всей информации о гостях, доступности номеров и данных о выставлении счетов в реальном времени.

  • Обновляет профили гостей с данными о регистрации.
  • Синхронизирует информацию о выставлении счетов за любые расходы, понесенные во время регистрации.
  • Интеграция с CRM-системами: Интегрируя автоматизацию регистрации с системами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), отели могут улучшить персонализацию. Данные, собранные во время регистрации, могут использоваться для персонализации опыта гостей, предлагая индивидуальные рекомендации и услуги.

4. Соображения по соблюдению нормативных требований и безопасности​

4.1. Защита данных и соблюдение требований по проверке личности​

С увеличением использования цифровых методов регистрации обеспечение безопасности данных гостей становится первоочередной задачей. Отели должны соблюдать правила защиты данных, такие как GDPR, обеспечивая надежное хранение и обработку всей личной информации. Кроме того, решения для автоматизированной регистрации должны соответствовать местным законам и нормативам, касающимся проверки личности. Это может включать хранение копий документов, удостоверяющих личность, в течение определенного периода времени или обеспечение шифрования и безопасной передачи данных. Для получения дополнительной информации см. нашу специальную статью о соблюдении нормативных требований и безопасности.

4.2. ✅ Автоматическая отчетность перед властями​

Одним из самых значительных преимуществ автоматизации регистрации является возможность автоматического создания и отправки отчетов властям, например, в полицию. Благодаря сбору данных в электронном виде во время регистрации, эти отчеты могут отправляться автоматически, уменьшая необходимость в ручной отчетности и обеспечивая соблюдение местных нормативных требований.

5. Лучшие практики внедрения автоматизации регистрации​

Убедитесь, что все интерфейсы автоматизированной регистрации интуитивно понятны и просты в использовании. Учитывайте потребности всех гостей, включая тех, кто может быть не очень знаком с технологиями, предоставляя четкие инструкции и поддержку нескольких языков.

6. Заключение​

Автоматизация регистрации предлагает значительные преимущества как для гостей, так и для работы отеля. Внедряя такие технологии, как онлайн предварительная регистрация, киоски самообслуживания и мобильная регистрация, отели могут упростить свои процессы, снизить затраты и обеспечить превосходный опыт для гостей. Однако успешная реализация требует тщательного планирования, надежных мер безопасности и стремления к постоянному совершенствованию. С этими элементами автоматизация регистрации может стать основой операционной эффективности вашего отеля и удовлетворенности гостей.