Перейти к основному содержимому

Автоматизация доступа в номер

Автоматизация доступа в номер — это критический шаг в модернизации гостиничных операций, особенно после успешной регистрации с самообслуживанием. Этот шаг становится особенно значимым, когда гости прошли регистрацию без посещения стойки регистрации, так как это позволяет им сразу пройти в свои номера с минимальным взаимодействием. Интегрируя системы умных замков с системами управления гостиницей (PMS) и другими технологиями, отели могут предложить гостям удобный доступ в номера с самообслуживанием, без необходимости использования традиционных ключ-карт или ручных вмешательств.

Это руководство предоставляет всесторонний обзор автоматизации доступа в номер, начиная с самых простых опций и переходя к продвинутым технологиям. Мы рассмотрим различные технологии, задействованные в этом процессе, преимущества и вызовы каждой из них, а также лучшие практики для обеспечения безопасности и эффективности.

1. Почему нужно автоматизировать доступ в номер?​

Автоматизированный доступ в номер позволяет гостям обойти стойку регистрации и сразу пройти в свои номера, сокращая время ожидания и повышая удобство. С мобильными или цифровыми ключами гости могут получить доступ к своим номерам с помощью смартфонов или персонализированного PIN-кода, что обеспечивает современный и бесшовный опыт.

2. Виды автоматизации доступа в номер​

Автоматизация доступа в номер может быть разделена на два основных типа: "Фиксированные" методы и "Динамические" методы. Эти категории отражают гибкость и технологию, задействованную в каждом типе.

2.1 Фиксированные методы​

Фиксированные методы доступа в номер основаны на статичных кодах доступа или физических ключах, которые не меняются динамически в зависимости от пребывания гостя. Эти методы просты, но предлагают меньше гибкости и безопасности по сравнению с более продвинутыми системами.

2.1.1 Физический ключ с инструкциями​

Самая простая форма автоматизации доступа в номер — это предоставление физических ключей в "скрытом" месте, доступном для гостя по инструкциям, предоставленным во время процесса регистрации. Этот метод часто используется в небольших объектах или аренде для отпуска, где нет сложных систем автоматизации.

  • Места хранения ключей: Примеры включают размещение ключа под ковриком, в цветочном горшке или в сейфе с кодом, предоставленным гостю.
  • Преимущества:
    • Низкая стоимость: Не требует технологии или значительных инвестиций.
    • Простота: Легко для понимания и использования гостями.
  • Вызовы:
    • Риски безопасности: Ключи могут быть украдены, если местоположение будет раскрыто.
    • Ограниченный контроль: Отель не может легко отозвать доступ, как только ключ передан.

2.1.2 Цифровые клавиатуры со статичными PIN-кодами​

Цифровые клавиатуры — это еще один простой вариант, при котором гостям предоставляется статичный PIN-код для доступа к их номерам. В отличие от умных замков, эти PIN-коды не генерируются динамически и не связаны с пребыванием гостя, что предлагает простой, но менее безопасный метод доступа.

  • Автономные клавиатуры: Эти устройства монтируются на двери и не требуют дополнительного оборудования или программного обеспечения.
  • Преимущества:
    • Простота: Легко для понимания и использования гостями.
    • Низкие затраты на обслуживание: Цифровые клавиатуры относительно просты в обслуживании и не требуют значительной технической поддержки.
  • Вызовы:
    • Управление кодами: Отелю необходимо управлять кодами вручную оффлайн и тщательно, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.
    • Риски безопасности: Статичные коды могут быть переданы или замечены другими, что потенциально может компрометировать безопасность.

2.2 Динамические методы​

Динамические методы включают более продвинутые технологии, которые позволяют управлять доступом к номеру в реальном времени, часто интегрируясь с PMS отеля для повышения безопасности и гибкости. Эти методы включают умные замки, предлагающие различные варианты доступа.

2.2.1 Умные замки с PIN-кодами​

Умные замки с PIN-кодами обеспечивают гибкий и безопасный метод доступа в номер за счет выдачи временно ограниченных кодов, которые динамически связаны с пребыванием гостя.

  • Преимущества:
    • Безопасность: PIN-коды уникальны для каждого гостя и могут быть настроены на истечение после их пребывания, снижая риск несанкционированного доступа.
    • Удобство: Гости могут получить свои PIN-коды по электронной почте или SMS перед приездом, что позволяет им обойти стойку регистрации.
    • Удаленное управление: Отель может выдавать, изменять или отзывать PIN-коды удаленно через PMS или интегрированную систему.
  • Вызовы:
    • Требования к подключению: В зависимости от конфигурации замка может потребоваться стабильное подключение для управления кодами в реальном времени.
    • Стоимость: Установка и обслуживание таких систем дороже традиционных методов.

2.2.2 Умные замки с RFID/NFC картами​

Эти умные замки используют технологию RFID (радиочастотная идентификация) или NFC (коммуникация ближнего поля) для предоставления доступа в номер.

  • Преимущества:
    • Интеграция: RFID/NFC карты могут быть интегрированы с киосками самообслуживания, предоставляя бесшовный опыт для гостей.
    • Простота использования: Гости могут просто приложить карту или поднести ее к замку для доступа.
  • Вызовы:
    • Стоимость: RFID/NFC карты и совместимые замки могут быть дороже в реализации, чем традиционные системы.
    • Управление картами: Отелю необходимо управлять выдачей, отслеживанием и деактивацией карт, хотя этот процесс обычно более автоматизирован, чем с традиционными ключ-картами.

2.2.3 Умные замки с мобильными приложениями​

Умные замки, использующие мобильные приложения, позволяют гостям открывать свои номера через смартфоны, предлагая современный и бесконтактный метод доступа.

  • Преимущества:
    • Удобство: Гости получают цифровой ключ прямо на свой телефон, обходя необходимость в физических ключах или картах.
    • Дополнительные функции: Мобильные приложения часто включают другие функции, такие как управление оборудованием в номере, виртуальные услуги консьержа и прямую связь с персоналом отеля.
    • Управление в реальном времени: Разрешения на доступ могут быть обновлены мгновенно через приложение, предоставляя гибкость как для гостей, так и для управления отелем.
  • Вызовы:
    • Принятие гостями: Не все гости могут захотеть загружать приложение, особенно для короткого пребывания.
    • Зависимость от технологии: Эффективность этого метода зависит от совместимости смартфона гостя и заряда батареи.
    • Требования к подключению: Для работы приложения требуется стабильное интернет-соединение.

2.2.4 Умные замки с биометрическими системами​

Примечание

Хотя биометрические системы обеспечивают высокий уровень безопасности, мы не знаем о успешных интеграциях в контексте краткосрочной аренды. Этот раздел включен для полноты картины, и мы приглашаем экспертов отрасли поделиться своими опытом и знаниями по этой теме.

Биометрические умные замки используют уникальные физические характеристики гостей, такие как отпечатки пальцев или распознавание лиц, для предоставления доступа в номера.

  • Преимущества:
    • Высокий уровень безопасности: Биометрические данные сложно подделать, что обеспечивает высокий уровень безопасности.
    • Отсутствие физических ключей или устройств: Гости могут получить доступ в свои номера без необходимости носить с собой ключ или смартфон.
    • Бесшовный опыт: Доступ осуществляется быстро и требует минимальных усилий от гостей.
  • Вызовы:
    • Проблемы конфиденциальности: Гости могут быть насторожены в отношении предоставления биометрических данных из-за опасений по поводу конфиденциальности.
    • Стоимость: Биометрические системы дороже в установке и обслуживании по сравнению с другими технологиями доступа.
    • Ложные срабатывания: Существует риск, что система может не распознать зарегистрированного пользователя, что может вызвать неудобства.

3. Интеграция с PMS и синхронизация данных в реальном времени​

Чтобы автоматизация доступа в номер была эффективной, она должна быть бесшовно интегрирована с PMS отеля. Система доступа должна уметь обнаруживать недавнюю регистрацию гостя и получать данные бронирования для создания новых учетных данных для доступа.

  • Управление доступом в реальном времени: PMS контролирует, когда гость может получить доступ к своему номеру, гарантируя, что ключи или коды действительны только во время их пребывания.
  • Автоматическая выдача ключей: Когда гость проходит регистрацию, PMS может автоматически выдавать цифровой ключ или код, сокращая ручную работу для персонала.
  • Интеграция с системой выставления счетов: Любые сборы, связанные с доступом в номер (например, плата за потерянный ключ), могут быть автоматически добавлены в счет гостя.
  • Безопасность данных: Интеграция с PMS обеспечивает безопасное обращение с информацией о гостях, снижая риск утечки данных.

4. Соображения по опыту гостей​

4.1 Доступность​

Универсальный доступ: Важно обеспечить, чтобы решения для доступа в номера были доступны всем гостям, включая людей с ограниченными возможностями. Например, клавиатуры должны быть установлены на высоте, доступной для людей на инвалидных колясках, а мобильные приложения должны быть разработаны с учетом функций доступности, таких как программы чтения с экрана.

Поддержка нескольких языков: Интерфейсы мобильных приложений и киосков должны поддерживать несколько языков для удобства международных гостей.

4.2 Обучение и поддержка гостей​

Четкие инструкции: Предоставление гостям четких, простых для понимания инструкций по использованию технологий доступа в номер имеет ключевое значение. Это можно сделать через простое текстовое сообщение, обучающие видеоролики или цифровые руководства в мобильном приложении.

Доступность поддержки: Убедитесь, что поддержка доступна 24/7 в случае, если гости столкнутся с проблемами доступа в номер, будь то через телефонную линию, поддержку в приложении или на месте через персонал.

5. Резервные системы и аварийные механизмы​

Резервные системы: Важно иметь резервные методы доступа на случай отказа основной системы (например, отключение электроэнергии или сбой сети). Это может включать в себя хранение физических ключей в надежном месте или наличие функции ручного обхода для умных замков.

6. Обратная связь от гостей и постоянное улучшение​

6.1 Сбор обратной связи от гостей​

После пребывания гостя собирайте отзывы о его опыте использования системы доступа в номер. Это может помочь выявить проблемные места или области, требующие улучшения.

Если используется мобильное приложение для доступа в номер, включите функцию, которая позволит гостям немедленно оставлять отзывы о своем опыте работы с технологией.

6.2 Итеративные улучшения​

Постоянное улучшение: Используйте отзывы гостей и операционные данные для постоянного совершенствования системы доступа в номера.

Управление репутацией: Благодаря практике управления репутацией, мы в Almorada постоянно получаем положительные отзывы от гостей, подтверждающие, что наш текущий рабочий процесс оптимизирован. Тем не менее, в начале нашего пути многие гости не были уверены, как попасть на объект, и снова и снова задавали один и тот же вопрос на этапах после регистрации и перед приездом.

Заключение​

Автоматизация доступа в номер является критическим элементом современных гостиничных операций, предлагая многочисленные преимущества в плане безопасности, эффективности и удовлетворенности гостей. Тщательно рассматривая различные типы доступных систем доступа, их интеграцию с другими системами отеля и конкретные потребности ваших гостей и персонала, вы можете создать бесшовный и безопасный опыт, который повысит общее качество обслуживания в вашем отеле.